Analisis Jabatan dan Evaluasi Kinerja

I. PENDAHULUAN

Kata organisasi tentunya sering kali kita dengar dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi berasal dari bahasa Yunani, organon dan istilah latin organum yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Pada saat ini, arti organisasi beraneka ragam, tergantung dari sudut mana ahli yang bersangkutan melihatnya. Menurut James D. Mooney organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama, sedangkan menurut Chester I. Barnard organisasi sebagai suatu sistem dari aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa Organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

- Adanya sekelompok orang

- Interaksi dan kerja sama

- Memiliki tujuan bersama

Dari ketiga ciri di atas yang dikemukakan, jelas apa yang dapat dimasukkan ke dalam pengertian organisasi adalah sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama serta memiliki suatu tujuan bersama.

Organisasi tentunya memiliki berbagai elemen di antaranya ialah sumber daya manusia, sumber daya alam dan sumber daya lainnya yang dapat mendukung pelaksanaan kegiatan sehari-hari dalam organisasi. Harus diingat bahwa sumber daya yang dimilikinya bersifat terbatas sehingga perlu dilakukan pengelolaan yang baik di setiap elemennya.

Sebagai elemen yang penting, sumber daya manusia dapat dikategorikan dalam elemen yang pertama kali harus diprioritaskan. Hal itu terjadi dikarenakan semua organisasi apapun jenis, ukuran, fungsi ataupun tujuannya harus beroperasi dengan dan melalui manusia. Kemudian dibandingkan dengan elemen-elemen yang lain memang dapat dikatakan bahwa manusia merupakan elemen yang sangat dinamis dan kompleks.

Pada pelaksanaan kegiatan sehari-harinya, tingkat efisiensi dan efektivitas organisasi sangat tergantung pada pengelolaan dan pendayagunaan manusia, oleh karena itu maka setiap organisasi harus mampu menerapkan “The Right Man on The Right Place” sehingga dapat memaksimalkan tujuannya secara efektif dan efisien. Untuk itulah diperlukan analisis jabatan di setiap organisasi.

Kemudian setiap organisasi dalam menjalankan kegiatannya tidak lepas dari kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh elemen-elemen organisasi tersebut. Kesalahan-kesalahan tersebut dapat menyebabkan tujuan organisasi tersebut tidak tercapai secara efektif dan efisien bahkan tidak tepat sasaran seperti yang direncanakan. Oleh karena itu perlu dilakukan sesuatu yang dinamakan evaluasi kinerja sehingga organisasi tersebut dapat mengkoreksi kesalahan-kesalahannya dan tidak melakukan hal yang sama di masa yang akan datang.

II. PEMBAHASAN

a. Pengertian Analisis Jabatan dan Evaluasi Kinerja

Organisasi pasti memiliki susunan atau struktur demi terciptanya kenyamanan dalam menjalankan aktivitasnya. Susunan atau struktur organisasi (perusahaan) tersebut memiliki posisi-posisi yang harus ditempati oleh sumber daya manusia yang tepat yang biasanya dinamakan jabatan. Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini.

Kemudian untuk memperoleh keseragaman mengenai istilah jabatan ini, Kementrian Tenaga kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:

o Unsur ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.

o Tugas ialah sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

o Kedudukan (posisi) ialah sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.

o Pekerjaan (occupation) ialah sekumpulan kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

o Jabatan(job) ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

UNSUR > TUGAS > KEDUDUKAN > PEKERJAAN > JABATAN

Menurut Mondy dan Noe (1993) : Analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang menentukan tugas, keterampilan, dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi. Adapun pengertian lain menurut Dessler(1992): Analisis jabatan sebagai suatu cara di mana kita menentukan tugas-tugas dan sifat sesuatu pekerjaan. Ia juga merupakan proses untuk menentukan jenis pekerjaan (dari skill dan pengalaman) yang akan dipilih untuk mengisi suatu pekerjaan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan (job analysis) merupakan prosedur yang melaluinya Anda menetapkan tugas-tugas dari posisi ini dan karakteristik dari orang yang hendak diangkat untuk itu. Analisa menghasilkan informasi tentang tuntutan jabatan, yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spesification)

Jenis informasi lewat analisis jabatan.

o Aktifitas kerja. Informasi biasanya dikumpulkan pada kegiatan kerja sesungguhnya yang dilaksanakan, seperti pembersihan, penjualan, kegiatan mengajar, atau pengecatan. Daftar seperti itu juga bisa menunjukkan bagaimana, mengapa, dan kapan seorang pekerja menjalankan setiap aktifitas

o Perilaku manusia. Informasi tentang perilaku manusia seperti merasakan, mengkomunikasikan, mengambil keputusan dan menulis bisa juga dikumpulkan. Termasuk di sini adalah informasi yang berhubungan dengan tuntutan jabatan manusia seperti mengangkat berat, menempuh jarak jauh, dan lain-lain.

o Mesin, alat, perlengkapan, dan bantuan kerja yang digunakan. Termasuk di sini adalah informasi sehubungan dengan produk yang dibuat, bahan-bahan yang diproses, pengetahuan yang dihadapi atau diterapkan (seperti keuangan atau hukum), dan jasa yang disumbangkan (seperti penyuluhan atau perbaikan)

o Konteks jabatan. Termasuk di sini informasi tentang bahan-bahan tersebut seperti kondisi kerja fisikal, jadwal kerja, dan konteks sosial dan organisasi. Sebagai contoh, dilihat dari segi jumlah orang dengan siapa karyawan akan secara normal harus berinteraksi. Juga mungkin termasuk di sini informasi yang berhubungan dengan intensif untuk melaksanakan pekerjaan.

o Tuntutan manusiawi. Informasi biasanya dihimpun sehubungan dengan tuntutan manusiawi dari jabatan, seperti pengetahuan atau keterampilan terkait (pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja) dan menuntut atribut personal (kecerdasan, karakteristik fisik, kepribadian, minat)

Kegunaan dari Informasi Analisis Jabatan

Analisis Jabatan

Uraian Jabatan

dan

Spesifikasi Jabatan

Perekrutan dan seleksi

Penilaian kinerja

Kompensasi

Pelatihan

dll

Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan dan karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan ini. Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk memustukan orang macam apakah yang akan direkrut dan diperkerjakan

Kompensasi

Informasi analisis jabatan juga penting untuk memprakirakan nilai dan kompensasi yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena kompensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya tergantung pada keterampilan dan tingkat pendidikan yang dituntut dari suatu jabatan, resiko keselamatan, tingkat tanggung jawab, dan lain-lain.

Penilaian Kinerja

Suatu penilaian kinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabatan para ahli tersebut dapat menetapkan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk dilaksanakan

Pelatihan

Informasi analisis jabatan juga digunakan untuk merancang program pelatihan dan pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan keterampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.

Memastikan Kelengkapan Tugas dari Suatu Jabatan

Analisis jabatan juga bermanfaat untuk memastikan bahwa semua tugas ditetapkan pada posisi khusus. Sebagai contoh, dalam menganalisis jabatan terbaru dari manajer produksi perusahaan PT. ABC, Ia bertanggung jawab atas dua lusin tugas atau tugas-tugas yang begitu spesifik termasuk perencanaan jadwal produksi mingguan, membeli bahan mentah, dan menyelia kegiatan-kegiatan harian dari masing-masing penyelia bawahannya.

Langkah-langkah dalam Analisis Jabatan

Ada enam langkah dalam melakukan analisis jabatan, di antaranya :

1. Identifikasi jabatan

2. Tinjauan informasi latar belakang jabatan

3. Pilih prioritas jabatan

4. Kumpulkan data jabatan

5. Verifikasi data pemegang jabatan

6. Kembangkan suatu uraian jabatan dan spesifikasi jabatan

Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan

1. Wawancara

2. Kuesioner

3. Observasi

4. Buku Harian (Diary/ Logs)

5. Kombinasi

Evaluasi Kinerja

Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar "kerja" yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula berarti hasil kerja.
Pengertian kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan atau manajer sering tidak memperhatikan kecuali sudah amat buruk atau segala sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering manajer tidak mengetahui betapa buruknya kinerja telah merosot sehingga perusahaan/ instansi menghadapi krisis yang serius. Kesan-kesan buruk organisasi yang mendalam berakibat dan mengabaikan tanda-tanda peringatan adanya kinerja yang merosot.

Kinerja menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000 : 67) “Kinerja ( prestasi kerja ) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”.

Kemudian menurut Ambar Teguh Sulistiyani (2003 : 223) “Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya”.

Maluyu S.P. Hasibuan (2001:34) mengemukakan “kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu”.

Menurut Robert L. Mathis dan John H. Jackson (2001 : 82) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:

1. Kemampuan mereka

2. Motivasi

3. Dukungan yang diterima

4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan

5. Hubungan mereka dengan organisasi.

Berdasarkaan pengertian di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi.

Kemudian pengertian evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses penilaian dan pelaksanaan tugas seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam satu perusahaan atau organisasi sesuai dengan standar kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Evaluasi kinerja merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau penghargaan kepada pekerja.

Tujuan evaluasi kinerja adalah untuk menjamin pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan dan juga untuk mengetahui posisi perusahaan dan tingkat pencapaian sasaran perusahaan, terutama untuk mengetahui bila terjadi keterlambatan atau penyimpangan supaya segera diperbaiki, sehingga sasaran atau tujuan tercapai. Hasil evaluasi kinerja individu dapat dimanfaatkan untuk banyak penggunaan.

· Peningkatan kinerja

· Pengembangan SDM

· Pemberian kompensasi

· Program peningkatan produktivitas

· Program kepegawaian

· Menghindari perlakuan diskriminasi

Tujuan Penilaian kinerja

Ada pendekatan ganda terhadap tujuan penilaian prestasi kerja sebagai berikut:

1. Tujuan Evaluasi

Hasil-hasil penilaian prestasi kerja digunakan sebagai dasar bagi evaluasi reguler terhadap prestasi anggota-anggota organisasi, yang meliputi:

a. Telaah Gaji. Keputusan-keputusan kompensasi yang mencakup kenaikan merit-pay, bonus dan kenaikan gaji lainnya merupakan salah satu tujuan utama penilaian prestasi kerja.

b. Kesempatan Promosi. Keputusan-keputusan penyusunan pegawai (staffing) yang berkenaan dengan promosi, demosi, transfer dan pemberhentian karyawan merupakan tujuan kedua dari penilaian prestasi kerja.

2. Tujuan Pengembangan

Informasi yang dihasilkan oleh sistem penilaian prestasi kerja dapat digunakan untuk mengembangkan pribadi anggota-anggota organisasi, yang meliputi:

a. Mengukuhkan Dan Menopang Prestasi Kerja. Umpan balik prestasi kerja (performance feedback) merupakan kebutuhan pengembangan yang utama karena hampir semua karyawan ingin mengetahui hasil penilaian yang dilakukan.

b. Meningkatkan Prestasi Kerja. Tujuan penilaian prestasi kerja juga untuk memberikan pedoman kepada karyawan bagi peningkatan prestasi kerja di masa yang akan datang.

c. Menentukan Tujuan-Tujuan Progresi Karir. Penilaian prestasi kerja juga akan memberikan informasi kepada karyawan yang dapat digunakan sebagai dasar pembahasan tujuan dan rencana karir jangka panjang.

d. Menentukan Kebutuhan-Kebutuhan Pelatihan. Penilaian prestasi kerja individu dapat memaparkan kumpulan data untuk digunakan sebagai sumber analisis dan identifikasi kebutuhan pelatihan.

Faktor-Faktor Penilaian kinerja

Tiga dimensi kinerja yang perlu dimasukkan dalam penilaian prestasi kerja, yaitu:

1. Tingkat kedisiplinan karyawan sebagai suatu bentuk pemenuhan kebutuhan organisasi untuk menahan orang-orang di dalam organisasi, yang dijabarkan dalam penilaian terhadap ketidakhadiran, keterlambatan, dan lama waktu kerja.

2. Tingkat kemampuan karyawan sebagai suatu bentuk pemenuhan Kebutuhan organisasi untuk memperoleh hasil penyelesaian tugas yang terandalkan, baik dari sisi kuantitas maupun kualitas kinerja yang harus dicapai oleh seorang karyawan.

3. Perilaku-perilaku inovatif dan spontan di luar persyaratan-persyaratan tugas formal untuk meningkatkan efektivitas organisasi, antara lain dalam bentuk kerja sama, tindakan protektif, gagasan-gagasan yang konstruktif dan kreatif, pelatihan diri, serta sikap-sikap lain yang menguntungkan organisasi.

Proses dan Keluaran Analisis Jabatan

Proses Analisis Jabatan

Persiapan

Pengumpulan Data

Klarifikasi Data

Output

1. PersiapanMerancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan.

o Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan.

o Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada).

o Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang.

2. Pengumpulan Data

o Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil.

o Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.

o Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien

o Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log). Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.

o Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis.

3. Klarifikasi Data

Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.

4. Output

o Deskripsi Jabatan

Menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hal yang lainnya

o Spesifikasi Jabatan

Memiliki syarat-syarat seperti, syarat pendidikan, kesehatan, fisik, dan syarat lainnya

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, Gary. 1997. Human Resource Management. Jakarta: Prenhallindo.

Manulang, M. 2005. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Munarwan, A.S. 1988. Psikologi Industri. Jakarta: Universitas Terbuka.

Nasution, Mulia. 1996. Pengantar Manajemen dengan Contoh Rencana Penjualan Perusahaan. Jakarta: Djambatan.